نظرة عامة على الدورة
في المشاريع الرأسمالية، يُعد مراقب الوثائق أمين السجل التعاقدي. فكل مخطط يصدر للتنفيذ، وكل تقديم يُعاد برمز مراجعة، وكل إصدار مُستبدل، يجب أن يكون قابلًا للتتبع، ومرقّمًا بشكل صحيح، ومتاحًا للجهة المعنية في الوقت المناسب. وعندما تتعثر إدارة الوثائق، تظهر العواقب في صورة تنفيذ من مخططات مُستبدلة، ومطالبات متنازع عليها، وحزم تسليم يتعذر إقفالها.
تنقل دورة احتراف إدارة الوثائق المتدربين من الاستخدام اليومي لـ Aconex إلى الممارسات التي يتوقعها الملاك واستشاريو إدارة المشاريع ومقاولو الهندسة والتوريد والإنشاء من مراقب وثائق محترف. وعلى مدى يومين تطبيقيين، يطبّق المتدربون أنظمة ترقيم الوثائق، وحوكمة البيانات الوصفية، والرفع المجمّع واستبدال الإصدارات، والانضباط في خطابات الإرسال، وإدارة التقديمات عبر وثائق الموردين (Supplier Documents)، وتقارير السجل، والإعداد للتسليم، وذلك على بيانات واقعية لمشروع كبير يضم جهات وتخصصات وحزمًا تعاقدية متعددة.
الفئة المستهدفة
- مراقبو الوثائق وكبار مراقبي الوثائق في فرق المالك أو استشاري إدارة المشاريع أو الاستشاري أو المقاول
- مديرو المعلومات وقادة إدارة الوثائق المسؤولون عن سجل مشروع أو حزمة
- منسقو الهندسة والتصميم الذين يديرون التقديمات وإصدار المخططات
- موظفو المقاولين والموردين المسؤولون عن تقديم وثائق الموردين
- موظفو الجودة والعقود الذين يعتمدون على سجل الوثائق في عمليات التدقيق والمطالبات
- خريجو دورة ACX-101 المنتقلون إلى دور متخصص في إدارة الوثائق
المتطلبات المسبقة
- دورة ACX-101 أساسيات Aconex، أو ثلاثة أشهر على الأقل من الاستخدام المنتظم لـ Aconex في مشروع فعلي
- معرفة عملية بأنواع وثائق الإنشاءات: المخططات والمواصفات وبيانات طرق التنفيذ وتقديمات المواد
- استخدام واثق لبرنامج Microsoft Excel في فرز بيانات السجل وتصفيتها والبحث فيها
- حاسوب محمول بمتصفح إنترنت حديث؛ وتوفر الأكاديمية حسابات التدريب
أهداف التعلم
- وصف مسؤوليات مراقب الوثائق ضمن إطار إدارة معلومات المشروع وضمن العقد
- تطبيق نظام ترقيم وثائق المشروع والتحقق من البيانات الوصفية وفق إعدادات الحقول في المشروع
- رفع مجموعات كبيرة من الوثائق واستبدال إصداراتها بدقة باستخدام الرفع المجمّع وتقنيات استيراد السجل
- ضبط حالة الوثائق وتسلسل إصداراتها من الإصدار للمراجعة مرورًا بالإصدار للتنفيذ وصولًا إلى مخططات التنفيذ الفعلي
- إصدار خطابات الإرسال وتتبعها ومطابقتها، بما في ذلك أسباب الإصدار ومتابعة إقرارات الاستلام
- إدارة تقديمات الموردين والمقاولين عبر وثائق الموردين، بما في ذلك رموز المراجعة ودورات إعادة التقديم
- إعداد تقارير السجل وخطابات الإرسال والتأخيرات التي تدعم اجتماعات التقدم وعمليات التدقيق
- تشخيص مشكلات جودة السجل الشائعة وتصحيحها، مثل الأرقام المكررة والإصدارات اليتيمة والحالات غير الصحيحة
- إعداد مجموعات الوثائق للتسليم والأرشفة وإقفال المشروع
المحتوى التفصيلي للدورة
1اليوم 1 · الوحدة 1: وظيفة إدارة الوثائق الاحترافية
- إدارة الوثائق ضمن إطار إدارة معلومات المشروع
- الالتزامات التعاقدية: الإصدار والاستلام ومدد المراجعة والاعتماد الحكمي
- ملكية الوثائق على مستوى الجهة في Aconex
- الأدوار والصلاحيات التي يحتاجها مراقب الوثائق وأسبابها
- إجراءات إدارة الوثائق وخطة تنفيذ المشروع
2اليوم 1 · الوحدة 2: أنظمة الترقيم وحوكمة البيانات الوصفية
- مكونات رقم وثيقة المشروع: الجهة المُصدِرة والحزمة والتخصص والنوع والتسلسل
- كيفية إعداد حقول وثائق المشروع والحقول الإلزامية وقوائم الاختيار
- أنظمة الإصدارات: الأبجدية والرقمية والمسبوقة ببادئة
- قيم الحالة ودلالاتها: IFR وIFA وIFC والتنفيذ الفعلي والمُستبدل والملغى
- فحوصات جودة البيانات الوصفية قبل الرفع
3اليوم 1 · الوحدة 3: الرفع المجمّع واستيراد السجل
- رفع ملفات متعددة وجدول البيانات الوصفية للرفع
- إعداد ملف استيراد السجل في Excel ومطابقة الملفات بالصفوف
- رفع الإصدارات الجديدة بشكل مجمّع وتأكيد استبدال الإصدارات السابقة
- معالجة عمليات الرفع المرفوضة والوثائق المقفلة والأرقام المكررة
- استخدام منطقة الملفات المؤقتة بوصفها مرحلة تجهيز مضبوطة
4اليوم 1 · الوحدة 4: ضبط الإصدارات والحالات
- دورة حياة الوثيقة من الإصدار الأول إلى التنفيذ الفعلي
- تعديل البيانات الوصفية مقابل إصدار نسخة جديدة
- سجل الوثيقة ومسار التدقيق ومن غيّر ماذا
- الوثائق المُستبدلة والملغاة: منع استخدام المعلومات المتقادمة
- التحكم في الوصول إلى الوثائق السرية
5اليوم 1 · الوحدة 5: الانضباط في خطابات الإرسال
- أنواع مراسلات خطابات الإرسال وأسباب الإصدار
- مصفوفات التوزيع حسب التخصص والحزمة والجهة
- تتبع إقرارات الاستلام وخطابات الإرسال التي تتطلب ردًا
- مطابقة سجل خطابات الإرسال مع سجل الوثائق
- أخطاء خطابات الإرسال الشائعة وعواقبها التعاقدية
6اليوم 2 · الوحدة 6: وثائق الموردين وإدارة التقديمات
- حزم وثائق الموردين وجداولها وتواريخ التقديم المخططة
- إجراءات التقديم من المقاولين والموردين
- توجيه المراجعة ورموزها والردود الموحدة
- دورات إعادة التقديم والتقديمات المتأخرة
- ربط التقديمات بمراحل المشتريات والتنفيذ الرئيسية
7اليوم 2 · الوحدة 7: تقارير السجل والمتابعة
- عمليات البحث المحفوظة بوصفها طرق عرض رقابية للعمل اليومي
- تقارير السجل وخطابات الإرسال والمراسلات المُصدَّرة إلى Excel
- تقارير المراجعات المتأخرة والردود المتأخرة
- مؤشرات KPI للوثائق: زمن الإنجاز، ونسبة الاعتماد من المرة الأولى، والمتراكم حسب التخصص
- إعداد مدخلات إدارة الوثائق لتقارير التقدم الأسبوعية والشهرية
8اليوم 2 · الوحدة 8: جودة السجل والجاهزية للتدقيق
- فحوصات سلامة السجل: التكرار ونقص البيانات الوصفية والإصدارات اليتيمة والحالات الخاطئة
- تصحيح الأخطاء دون الإخلال بمسار التدقيق
- دعم عمليات تدقيق الجودة ومتطلبات ضبط الوثائق في ISO 9001
- الأدلة في المطالبات والنزاعات: استرجاع سجل ما صدر ومتى
9اليوم 2 · الوحدة 9: التسليم والأرشفة وإقفال المشروع
- متطلبات وثائق التسليم: مخططات التنفيذ الفعلي وأدلة التشغيل والصيانة والشهادات
- تجميع حزم التسليم من السجل
- التحقق النهائي من السجل واعتماده
- الأرشفة وعمليات التصدير عند إقفال المشروع
- الدروس المستفادة للمشروع التالي
مخرجات التعلم
- العمل بصفة مراقب الوثائق المسؤول عن مشروع أو حزمة أو جهة على Aconex
- الحفاظ على سجل مكتمل ومرقّم بشكل صحيح وخالٍ من أخطاء الحالة
- إصدار خطابات إرسال ومطابقتها بما يصمد أمام التدقيق التعاقدي
- الحفاظ على سير دورات تقديمات الموردين والمقاولين وإتاحة رؤيتها للإدارة
- إعداد مؤشرات KPI وتقارير إدارة الوثائق لاجتماعات التقدم دون إعادة عمل يدوية
- استرجاع السجل الكامل لإصدار أي وثيقة ومراجعتها لأغراض التدقيق أو المطالبات أو التسليم
- إعداد مجموعات وثائق التسليم التي يقبلها المالك من المرة الأولى
ورش العمل التطبيقية والتمارين العملية
عيادة الترقيم والبيانات الوصفية
تحقق من سجل مقاول يضم 60 وثيقة وفق نظام ترقيم المشروع وإعدادات الحقول، وصحّح كل خطأ قبل الرفع.
مختبر التقديم المجمّع
جهّز حزمة مخططات متعددة التخصصات وارفعها واستبدل إصداراتها باستخدام جدول الرفع واستيراد سجل من Excel، ثم أثبت الاستبدال من خلال سجل الوثيقة.
مطابقة خطابات الإرسال
طابق سجل خطابات الإرسال لشهر كامل مع سجل الوثائق، وحدد الوثائق التي صدرت دون سبب إصدار صحيح أو دون إقرار استلام.
دورة وثائق الموردين
نفّذ تقديمًا لمورد بدءًا من إعداد الحزمة مرورًا بالمراجعة والرفض مع الملاحظات وإعادة التقديم وصولًا إلى الاعتماد النهائي برمز المراجعة الصحيح.
حزمة مؤشرات KPI لإدارة الوثائق
أعدّ تقريرًا أسبوعيًا لإدارة الوثائق يوضح المتراكم والمراجعات المتأخرة وزمن الإنجاز حسب التخصص من بيانات Aconex المُصدَّرة.
المشروع الختامي: تدقيق السجل والتسليم
دقّق سجل مشروع يتضمن أخطاء مقصودة، ووثّق الملاحظات وصحّحها، وجمّع حزمة تسليم مُتحققًا منها لمبنى مكتمل.
المدة
تُقدَّم في يومين كاملين متتاليين حضوريًا، أو في أربع جلسات مباشرة عن بعد مدة كل منها 3.5 ساعات على مدى أسبوعين.
أساليب التقديم
عن بعد
فصل افتراضي مباشر يقوده مدرب في أربع جلسات مدة كل منها 3.5 ساعات، مع حسابات تدريب فردية في الأكاديمية ومهمة عملية موجّهة بين الجلسات.
حضوري في القاعة
دورة عامة لمدة يومين في مقر الأكاديمية بالرياض ومواقع إقليمية أخرى، مع مشروع تدريبي متعدد الجهات لكل مجموعة من المتدربين.
تدريب مؤسسي في موقع العميل
مجموعة خاصة في مقر جهتكم، مبنية على نظام الترقيم في مشروعكم وحقول الوثائق ورموز الحالة وإجراء إدارة الوثائق لديكم.
طريقة التقييم
- تقييم عملي مستمر خلال ورش العمل
- اختبار إلكتروني في نهاية الدورة (30 سؤالًا، ونسبة النجاح 70%)
- مهمة عملية: تدقيق سجل مشروع نموذجي وتصحيحه وإعداد تقرير عنه
- حضور لا يقل عن 80%
الشهادة الممنوحة
Arkan Academy · ممارس
شهادة إنجاز من أركان: احتراف إدارة الوثائق على Oracle Aconex
تُمنح للمتدربين الذين يستوفون متطلب الحضور ويجتازون الاختبار ويُكملون المهمة العملية. وتحمل رقم تحقق فريدًا و14 ساعة تعلم مسجلة.
ID · ARK-ACX-201-XXXXXX
المزايا المهنية
- التأهل لأدوار مراقب الوثائق وكبير مراقبي الوثائق في مشاريع الملاك واستشاريي إدارة المشاريع ومقاولي الهندسة والتوريد والإنشاء
- إثبات الانضباط في إدارة السجل الذي يعتمد عليه المدققون ومديرو العقود وفرق المطالبات
- الانتقال من معالجة الوثائق إلى إدارة وظيفة إدارة الوثائق ومؤشرات أدائها
- بناء خطوة معترف بها نحو أدوار إدارة المعلومات وإدارة منصة Aconex
- دعم التسليم وإقفال المشاريع، وهي مهارة نادرة في المشاريع الكبرى التي تقترب من الاكتمال
الدورة التالية الموصى بها
الكفاءات المهنية المكتسبة
- ترقيم الوثائق وحوكمة البيانات الوصفيةمتقدم
- ضبط الإصدارات والحالاتمتقدم
- إدارة خطابات الإرسالممارس
- إدارة التقديمات ووثائق الموردينممارس
- تقارير إدارة الوثائق ومؤشرات KPIممارس
- الإعداد للتسليم وإقفال المشروعمعرفة عملية
تطوير المواهب والفرص المهنية
يُنظر عادةً في ترشيح الخريجين بمرتبة الامتياز من هذه الدورة لشغل وظائف مراقب الوثائق في حزم المشاريع الكبرى، ومهام تنقية السجلات وترحيلها، وفرق دعم التسليم في المشاريع التي تقترب من الاكتمال.
يتخرج المشاركون الحاصلون على درجة تقييم إجمالية تتجاوز 90% بمرتبة الامتياز، ويجوز ترشيحهم للالتحاق ببرنامج أركان لتطوير المواهب.
قد يحصل الخريجون المتميزون على:
- فرص تدريب تعاوني
- الاطلاع العملي على مشاريع تطبيق أنظمة PMIS
- إرشاد مهني من كبار مستشاري أركان
- خطابات توصية
- جلسات توجيه مهني
- ترشيح المرشحين لدى الجهات الشريكة عبر أركان للمواهب
- فرص المشاركة في مشاريع تشغيل أنظمة PMIS وتأسيس مكاتب إدارة المشاريع والتحول الرقمي
إخلاء مسؤولية: لا يُعد الالتحاق ببرنامج تطوير المواهب أو الحصول على أي من الفرص المذكورة أعلاه أمرًا مضمونًا، ولا يشكّل عرضًا للتوظيف أو وعدًا به. ويجوز النظر في ترشيح أصحاب الأداء الاستثنائي لفرص مشاريع مستقبلية وفقًا لاحتياجات العمل، والأداء الفردي، وتوافر الأدوار المناسبة، ومتطلبات العملاء. وتظل الترشيحات والتعيينات خاضعة لإجراءات الاختيار المعتمدة لدى أركان والجهات الشريكة لها.