Présentation du cours
Sur un projet d'investissement, le gestionnaire documentaire est le garant de la trace contractuelle. Chaque plan émis pour exécution, chaque document soumis retourné avec un code de revue et chaque révision remplacée doivent être traçables, correctement codifiés et accessibles à la bonne organisation au bon moment. Lorsque la gestion documentaire fait défaut, les conséquences se traduisent par des travaux réalisés sur des plans périmés, des réclamations contestées et des dossiers de remise impossibles à clôturer.
La formation Gestionnaire documentaire professionnel emmène les apprenants au-delà de l'utilisation quotidienne d'Aconex, vers les pratiques que les maîtres d'ouvrage, les PMC et les entreprises EPC attendent d'un gestionnaire documentaire confirmé. Pendant deux journées pratiques, les apprenants appliquent les conventions de codification documentaire, la gouvernance des métadonnées, le chargement en masse et le remplacement des révisions, la discipline des bordereaux de transmission (transmittals), la gestion des soumissions dans les documents fournisseurs (Supplier Documents), le reporting du registre et la préparation de la remise des ouvrages, sur un jeu de données réaliste de giga-projet réunissant plusieurs organisations, disciplines et lots contractuels.
Public cible
- Gestionnaires documentaires et gestionnaires documentaires seniors au sein d'équipes de maître d'ouvrage, de PMC, de consultant ou d'entreprise
- Responsables de la gestion de l'information et responsables de la gestion documentaire chargés du registre d'un projet ou d'un lot
- Coordinateurs ingénierie et études qui gèrent les soumissions et les émissions de plans
- Personnel des entreprises et des fournisseurs chargé des soumissions de documents fournisseurs
- Personnel qualité et contrats qui s'appuie sur la trace documentaire pour les audits et les réclamations
- Diplômés de ACX-101 évoluant vers une fonction dédiée à la gestion documentaire
Prérequis
- ACX-101 Les fondamentaux d'Aconex, ou au moins trois mois d'utilisation régulière d'Aconex sur un projet réel
- Une connaissance opérationnelle des types de documents de construction : plans, spécifications, modes opératoires, soumissions de matériaux
- Une utilisation assurée de Microsoft Excel pour trier, filtrer et rechercher des données de registre
- Un ordinateur portable équipé d'un navigateur web récent ; les comptes de formation de l'Académie sont fournis
Objectifs pédagogiques
- Décrire les responsabilités du gestionnaire documentaire dans le cadre de gestion de l'information du projet et dans le contrat
- Appliquer une convention de codification documentaire de projet et valider les métadonnées au regard du paramétrage des champs du projet
- Charger et remplacer avec exactitude des ensembles volumineux de documents grâce au chargement en masse et à l'import de registre
- Maîtriser les statuts des documents et les séquences de révision, de l'émission pour revue à l'émission pour exécution et au conforme à exécution
- Émettre, suivre et rapprocher les bordereaux de transmission, y compris les motifs d'émission et le suivi des accusés de réception
- Gérer les soumissions des fournisseurs et des entreprises dans les documents fournisseurs, y compris les codes de revue et les cycles de nouvelle soumission
- Produire des rapports de registre, de transmission et de retards à l'appui des réunions d'avancement et des audits
- Diagnostiquer et corriger les problèmes courants de qualité du registre, tels que les numéros en double, les révisions orphelines et les statuts erronés
- Préparer les ensembles documentaires pour la remise des ouvrages, l'archivage et la clôture du projet
Programme détaillé
1Jour 1 · Module 1 : La fonction professionnelle de gestion documentaire
- La gestion documentaire dans le cadre de gestion de l'information du projet
- Obligations contractuelles : émission, réception, délais de revue et approbation tacite
- Propriété des documents par organisation dans Aconex
- Rôles et autorisations nécessaires au gestionnaire documentaire, et pourquoi
- Procédures de gestion documentaire et plan d'exécution du projet
2Jour 1 · Module 2 : Conventions de codification et gouvernance des métadonnées
- Anatomie d'un numéro de document de projet : émetteur, lot, discipline, type, séquence
- Paramétrage des champs documentaires du projet, des champs obligatoires et des listes de sélection
- Schémas de révision : révisions alphabétiques, numériques et préfixées
- Valeurs de statut et leur signification : IFR, IFA, IFC, conforme à exécution, remplacé, annulé
- Contrôles de qualité des métadonnées avant chargement
3Jour 1 · Module 3 : Chargement en masse et import de registre
- Chargement de fichiers multiples et grille de métadonnées de chargement
- Préparer un import de registre dans Excel et associer les fichiers aux lignes
- Charger de nouvelles révisions en masse et confirmer le remplacement
- Traiter les chargements rejetés, les documents verrouillés et les numéros en double
- Utiliser l'espace des fichiers temporaires comme étape de préparation contrôlée
4Jour 1 · Module 4 : Maîtrise des révisions et des statuts
- Le cycle de vie du document, de la première émission au conforme à exécution
- Modifier des métadonnées ou émettre une nouvelle révision
- Historique des documents, piste d'audit et traçabilité des modifications
- Documents remplacés et annulés : empêcher l'utilisation d'informations périmées
- Accès contrôlé aux documents confidentiels
5Jour 1 · Module 5 : Discipline des bordereaux de transmission
- Types de courrier de transmission et motifs d'émission
- Matrices de diffusion par discipline, lot et organisation
- Suivi des accusés de réception et des transmissions appelant une réponse
- Rapprochement de l'historique des transmissions avec le registre
- Erreurs de transmission courantes et leurs conséquences contractuelles
6Jour 2 · Module 6 : Documents fournisseurs et gestion des soumissions
- Lots de documents fournisseurs, calendriers et dates de soumission prévues
- Processus de soumission des entreprises et des fournisseurs
- Acheminement des revues, codes de revue et réponses consolidées
- Cycles de nouvelle soumission et soumissions en retard
- Relier les soumissions aux jalons d'approvisionnement et de construction
7Jour 2 · Module 7 : Reporting et suivi du registre
- Les recherches enregistrées comme vues de contrôle du travail quotidien
- Rapports de registre, de transmission et de courrier exportés vers Excel
- Reporting des revues et des réponses en retard
- KPI documentaires : délai de traitement, taux d'approbation au premier passage, reliquat par discipline
- Préparer la contribution de la gestion documentaire aux rapports d'avancement hebdomadaires et mensuels
8Jour 2 · Module 8 : Qualité du registre et préparation aux audits
- Contrôles de santé du registre : doublons, métadonnées manquantes, révisions orphelines, statuts erronés
- Corriger les erreurs sans rompre la piste d'audit
- Accompagner les audits qualité et les exigences de maîtrise documentaire de l'ISO 9001
- Éléments de preuve pour les réclamations et les litiges : retrouver la trace de ce qui a été émis et quand
9Jour 2 · Module 9 : Remise des ouvrages, archivage et clôture
- Exigences documentaires de la remise des ouvrages : plans conformes à exécution, manuels d'exploitation et de maintenance, certificats
- Constituer les dossiers de remise à partir du registre
- Vérification finale et validation du registre
- Exports d'archivage et de clôture du projet
- Retours d'expérience pour le projet suivant
Acquis de formation
- Exercer en tant que gestionnaire documentaire responsable d'un projet, d'un lot ou d'une organisation sur Aconex
- Tenir un registre complet, correctement codifié et exempt d'erreurs de statut
- Émettre et rapprocher des bordereaux de transmission qui résistent à un examen contractuel
- Maintenir la fluidité des cycles de soumission des fournisseurs et des entreprises et leur visibilité pour la direction
- Produire les KPI et les rapports de gestion documentaire pour les réunions d'avancement sans retraitement manuel
- Retrouver l'historique complet d'émission et de revue de tout document pour les audits, les réclamations ou la remise des ouvrages
- Préparer des ensembles documentaires de remise que le maître d'ouvrage peut accepter dès la première présentation
Ateliers pratiques et exercices appliqués
Atelier codification et métadonnées
Validez le registre de 60 documents d'une entreprise au regard de la convention de codification et du paramétrage des champs du projet, en corrigeant chaque erreur avant chargement.
Atelier de soumission en masse
Préparez, chargez et remplacez un lot de plans multidisciplinaire à l'aide de la grille de chargement et d'un import de registre Excel, puis démontrez le remplacement via l'historique des documents.
Rapprochement des transmissions
Rapprochez un mois d'historique de transmissions avec le registre et identifiez les documents émis sans motif d'émission valide ou sans accusé de réception.
Cycle des documents fournisseurs
Conduisez une soumission fournisseur de la création du lot jusqu'à la revue, au rejet commenté, à la nouvelle soumission et à l'approbation finale avec le code de revue approprié.
Tableau de KPI de gestion documentaire
Construisez un rapport hebdomadaire de gestion documentaire présentant le reliquat, les revues en retard et les délais de traitement par discipline à partir de données exportées d'Aconex.
Projet de synthèse : audit du registre et remise des ouvrages
Auditez un registre de projet volontairement défaillant, documentez et corrigez les constats, puis constituez un dossier de remise vérifié pour un bâtiment achevé.
Durée
Dispensée sur deux journées complètes consécutives en présentiel, ou en quatre sessions en ligne en direct de 3,5 heures réparties sur deux semaines.
Modalités de formation
En ligne
Classe virtuelle en direct animée par un formateur, en quatre sessions de 3,5 heures, avec comptes de travaux pratiques individuels de l'Académie et un travail pratique guidé entre les sessions.
En présentiel
Formation interentreprises de deux jours à l'Académie à Riyad et dans d'autres sites de la région, avec un projet de travaux pratiques multi-organisations par groupe d'apprenants.
Formation intra-entreprise sur site
Groupe privé dans vos locaux, construit autour de la convention de codification, des champs documentaires, des codes de statut et de la procédure de gestion documentaire de votre projet.
Modalités d'évaluation
- Évaluation pratique continue pendant les ateliers
- Examen en ligne en fin de formation (30 questions, seuil de réussite de 70%)
- Travail pratique : auditer, corriger et rendre compte d'un registre de projet type
- Assiduité minimale de 80%
Certificat délivré
Arkan Academy · Praticien
Certificat de réussite Arkan : Gestionnaire documentaire professionnel Oracle Aconex
Délivré aux apprenants qui satisfont à l'exigence d'assiduité, réussissent l'examen et réalisent le travail pratique. Il comporte un identifiant de vérification unique et 14 heures de formation enregistrées.
ID · ARK-ACX-201-XXXXXX
Bénéfices pour la carrière
- Accéder aux postes de gestionnaire documentaire et de gestionnaire documentaire senior sur des projets de maîtres d'ouvrage, de PMC et d'EPC
- Démontrer la rigueur de registre sur laquelle s'appuient auditeurs, responsables contrats et équipes chargées des réclamations
- Passer du traitement des documents au pilotage de la fonction de gestion documentaire et de ses KPI
- Franchir une étape reconnue vers les fonctions de gestion de l'information et d'administration d'Aconex
- Accompagner la remise des ouvrages et la clôture, une compétence rare sur les giga-projets en phase d'achèvement
Formation recommandée ensuite
Compétences professionnelles acquises
- Codification documentaire et gouvernance des métadonnéesAvancé
- Maîtrise des révisions et des statutsAvancé
- Gestion des bordereaux de transmissionPraticien
- Gestion des soumissions et des documents fournisseursPraticien
- Reporting et KPI de gestion documentairePraticien
- Préparation de la remise des ouvrages et de la clôtureOpérationnel
Développement des talents et perspectives de carrière
Les diplômés avec mention de cette formation sont généralement pressentis pour des affectations de gestionnaire documentaire sur des lots de giga-projets, des missions d'assainissement et de migration de registres, et des équipes d'appui à la remise des ouvrages sur des projets en phase d'achèvement.
Les participants qui obtiennent une note globale d'évaluation supérieure à 90% sont diplômés avec mention et peuvent être admis au Programme de développement des talents Arkan.
Les diplômés les plus remarquables peuvent bénéficier de :
- Opportunités de stage
- Immersion dans des projets de mise en œuvre de PMIS
- Mentorat par des consultants seniors d'Arkan
- Lettres de recommandation
- Séances d'orientation professionnelle
- Recommandation de candidatures auprès d'organisations partenaires via Arkan Talent
- Participation à des projets de déploiement de PMIS, de mise en place de PMO et de transformation numérique
Avertissement : l'admission au Programme de développement des talents ainsi que l'accès à l'une quelconque des opportunités ci-dessus ne sont pas garantis et ne constituent ni une offre ni une promesse d'emploi. Les participants aux performances exceptionnelles pourront être pris en considération pour de futures opportunités sur projet, en fonction des besoins de l'activité, de la performance individuelle, de la disponibilité de postes adaptés et des exigences des clients. Les recommandations et placements demeurent soumis aux processus de sélection d'Arkan et de ses organisations partenaires.