Présentation du cours
La plupart des retards et des litiges sur les projets d'investissement trouvent leur origine dans trois situations : une revue restée sans suite, un courrier qui n'a jamais reçu de réponse officielle, ou un document émis sans trace claire de ses destinataires et de son motif. Dans Aconex, les workflows de revue, le courrier (Mail) et les bordereaux de transmission (transmittals) sont précisément les mécanismes qui préviennent ces défaillances, à condition d'être utilisés et suivis avec rigueur.
Workflows, courrier et bordereaux de transmission est une journée ciblée de niveau praticien, destinée aux personnes qui lancent, gèrent et suivent les revues et la correspondance du projet. Les apprenants lancent des workflows à partir de modèles, gèrent les étapes, les durées et les résultats de revue, traitent la correspondance officielle, y compris les demandes d'information (RFI), les instructions de chantier et les notifications, maîtrisent la diffusion par bordereau de transmission, et construisent les recherches et les rapports qui rendent visibles les éléments en retard, dans un environnement de projet réel multi-organisations.
Public cible
- Gestionnaires documentaires et gestionnaires de la correspondance au sein d'équipes de maître d'ouvrage, de PMC et d'entreprise
- Responsables des études, responsables de lots et ingénieurs qui lancent et coordonnent les revues
- Administrateurs de contrats responsables des notifications, des instructions et des délais de réponse
- Chefs de projet ayant besoin de visibilité sur les revues et la correspondance en retard
- Diplômés de ACX-101 souhaitant maîtriser en profondeur les outils collaboratifs d'Aconex
Prérequis
- ACX-101 Les fondamentaux d'Aconex, ou une expérience pratique équivalente sur un projet Aconex réel
- Une bonne connaissance des processus de revue et d'approbation de projet ainsi que de la correspondance contractuelle
- Un ordinateur portable équipé d'un navigateur web récent ; les comptes de formation de l'Académie sont fournis
Objectifs pédagogiques
- Expliquer la structure des modèles de workflow, des étapes, des durées et des résultats de revue dans Aconex
- Lancer des workflows à partir de modèles sur des documents unitaires et des ensembles de documents, en choisissant les bons réviseurs
- Gérer les workflows en cours : réaffecter, ajouter des réviseurs, interrompre et clôturer correctement les étapes
- Appliquer des commentaires de revue consolidés, des annotations et des codes de revue pour produire une réponse de revue claire
- Créer, répondre à, transférer et clôturer des courriers officiels en utilisant les types de courrier et les dates de réponse requises appropriés
- Maîtriser la diffusion par bordereaux de transmission et motifs d'émission, et rapprocher les accusés de réception
- Construire des recherches enregistrées et des rapports qui suivent les workflows en retard et la correspondance sans réponse
- Appliquer les bonnes pratiques qui rendent la trace de correspondance opposable en cas de litige contractuel
Programme détaillé
1Module 1 : Concepts et modèles de workflow
- Structure des workflows de revue Aconex : modèles, étapes, participants
- Durées des étapes, calendriers et calcul des retards
- Résultats et codes de revue paramétrés pour le projet
- Étapes de revue parallèles et séquentielles, et consolidation
- Qui peut créer et gérer les modèles de workflow
2Module 2 : Lancer et gérer les workflows
- Lancer un workflow sur un document unitaire ou un ensemble de documents
- Sélectionner les réviseurs par organisation, rôle et groupe
- Suivre les workflows en cours et le statut des étapes
- Réaffecter, ajouter des réviseurs et interrompre des workflows
- Notifications de workflow et listes de tâches
3Module 3 : Réviser, commenter et clôturer
- Annotations et commentaires sur les documents en revue
- Consolider les commentaires de plusieurs réviseurs
- Attribuer le résultat de revue final et retourner le document à l'émetteur
- Relier les réponses de revue aux nouvelles soumissions et aux nouvelles révisions
4Module 4 : Courrier officiel et maîtrise de la correspondance
- Types de courrier et leur finalité contractuelle : lettre, demande d'information (RFI), instruction de chantier, notification, question technique
- Dates de réponse requises et suivi des réponses
- Fils de courrier : répondre, transférer et préserver l'intégrité du fil
- Joindre des documents du registre ou des fichiers locaux
- Courrier confidentiel et contrôle des accès
5Module 5 : Bordereaux de transmission et maîtrise de la diffusion
- Bordereau de transmission ou courrier : quand utiliser l'un ou l'autre
- Motifs d'émission et leur signification pour les destinataires
- Diffusion par organisation, discipline et groupe
- Suivi des accusés de réception et rapprochement de l'historique d'émission
6Module 6 : Suivi, recherches et rapports
- Recherches enregistrées pour les workflows en retard et les courriers sans réponse
- Rapports de workflows et de courrier exportés vers Excel
- Analyse des délais de traitement et des retards par organisation
- Préparer l'état de la correspondance et des revues pour les réunions d'avancement
7Module 7 : Bonnes pratiques et préparation aux litiges
- Maintenir toute la communication du projet formelle et sur la plateforme
- Erreurs fréquentes de workflow et de courrier sur les grands projets
- Retrouver la trace complète de correspondance pour les réclamations et les litiges
- Convenir de règles de workflow et de correspondance communes à toutes les organisations
Acquis de formation
- Lancer et gérer des workflows de revue qui se terminent dans les délais convenus
- Produire des réponses de revue consolidées et sans ambiguïté, avec les codes de revue appropriés
- Traiter la correspondance officielle avec le bon type de courrier, les bons destinataires et les bonnes dates de réponse
- Émettre des bordereaux de transmission avec une trace de diffusion claire et rapprochée
- Offrir aux responsables une vision hebdomadaire exacte des revues et de la correspondance en retard
- Retrouver sur demande la trace complète de revue et de correspondance de tout sujet
Ateliers pratiques et exercices appliqués
Lancement de workflow
Lancez un workflow de revue de conception en trois étapes sur un ensemble de plans, en sélectionnant des réviseurs au sein des organisations du maître d'ouvrage, du PMC et du concepteur.
Sauvetage de workflows
Reprenez un ensemble de workflows bloqués et en retard, réaffectez les réviseurs, ajoutez une discipline manquante et menez les revues à leur terme.
Réponse de revue consolidée
Regroupez les annotations et commentaires de quatre réviseurs en une réponse unique et attribuez le résultat de revue approprié.
Échange de correspondance
Conduisez un échange réaliste de demandes d'information (RFI), d'une instruction de chantier et d'une notification entre deux organisations, en suivant les dates de réponse requises.
Tableau de bord des retards
Construisez des recherches enregistrées et un rapport Excel présentant les workflows en retard et les courriers sans réponse par organisation pour une réunion d'avancement hebdomadaire.
Durée
Dispensée sur une journée complète en présentiel, ou en deux sessions en ligne en direct de 3,5 heures.
Modalités de formation
En ligne
Classe virtuelle en direct animée par un formateur, en deux sessions de 3,5 heures, les participants représentant différentes organisations au sein d'un projet de travaux pratiques partagé.
En présentiel
Formation interentreprises d'une journée à l'Académie à Riyad et dans d'autres sites de la région, avec des jeux de rôle entre organisations de maître d'ouvrage, de consultant et d'entreprise.
Formation intra-entreprise sur site
Groupe privé dans vos locaux, formé sur les modèles de workflow, les types de courrier, les codes de revue et la procédure de correspondance de votre projet.
Modalités d'évaluation
- Évaluation pratique continue pendant les ateliers
- Examen en ligne en fin de formation (30 questions, seuil de réussite de 70%)
- Travail pratique : conduire un cycle complet de revue et de correspondance et remettre le rapport des retards
- Assiduité minimale de 80%
Certificat délivré
Arkan Academy · Praticien
Certificat de réussite Arkan : Workflows, courrier et bordereaux de transmission Oracle Aconex
Délivré aux apprenants qui satisfont à l'exigence d'assiduité, réussissent l'examen et réalisent le travail pratique. Il comporte un identifiant de vérification unique et 7 heures de formation enregistrées.
ID · ARK-ACX-202-XXXXXX
Bénéfices pour la carrière
- Devenir la personne sur laquelle votre projet compte pour que revues et correspondance respectent les délais
- Renforcer votre valeur auprès des équipes d'administration des contrats et de gestion des réclamations
- Démontrer la maîtrise des outils collaboratifs d'Aconex attendue des gestionnaires documentaires seniors
- Vous préparer à des responsabilités d'administration d'Aconex telles que la conception de modèles de workflow
Formation recommandée ensuite
Compétences professionnelles acquises
- Gestion des workflows de revueAvancé
- Maîtrise de la correspondance officiellePraticien
- Maîtrise des transmissions et de la diffusionPraticien
- Suivi et reporting des retardsPraticien
- Tenue de la trace contractuelleOpérationnel
Développement des talents et perspectives de carrière
Les diplômés avec mention de cette formation sont généralement pressentis pour des fonctions de gestion de la correspondance et de coordination des revues sur des lots à forte intensité d'études, ainsi que pour l'appui au suivi des workflows au sein des équipes de maître d'ouvrage et de PMC.
Les participants qui obtiennent une note globale d'évaluation supérieure à 90% sont diplômés avec mention et peuvent être admis au Programme de développement des talents Arkan.
Les diplômés les plus remarquables peuvent bénéficier de :
- Opportunités de stage
- Immersion dans des projets de mise en œuvre de PMIS
- Mentorat par des consultants seniors d'Arkan
- Lettres de recommandation
- Séances d'orientation professionnelle
- Recommandation de candidatures auprès d'organisations partenaires via Arkan Talent
- Participation à des projets de déploiement de PMIS, de mise en place de PMO et de transformation numérique
Avertissement : l'admission au Programme de développement des talents ainsi que l'accès à l'une quelconque des opportunités ci-dessus ne sont pas garantis et ne constituent ni une offre ni une promesse d'emploi. Les participants aux performances exceptionnelles pourront être pris en considération pour de futures opportunités sur projet, en fonction des besoins de l'activité, de la performance individuelle, de la disponibilité de postes adaptés et des exigences des clients. Les recommandations et placements demeurent soumis aux processus de sélection d'Arkan et de ses organisations partenaires.