Présentation du cours
Un projet Aconex n'est fiable qu'à la hauteur de son paramétrage. Champs documentaires, codification, valeurs de statut, types de courrier, modèles de workflow, rôles et participation des organisations déterminent si des centaines d'utilisateurs répartis dans des dizaines d'organisations échangent l'information de manière cohérente, ou si le registre se remplit d'erreurs qu'aucun effort de gestion documentaire ne pourra corriger par la suite. Les maîtres d'ouvrage et les PMC attendent de plus en plus qu'un administrateur qualifié soit responsable de ce paramétrage.
La formation Administration de projets Aconex prépare les apprenants à assumer cette responsabilité. Pendant deux journées intensives, les apprenants conçoivent et appliquent les paramètres du projet, le paramétrage des documents et du courrier (Mail), les modèles de workflow, l'administration des organisations et des utilisateurs, les rôles et autorisations, la mise en place des documents fournisseurs (Supplier Documents) et des lots (Packages), les enjeux de Field et de Connected BIM ainsi que le reporting Insights, avant de réaliser un projet de synthèse consistant à paramétrer un nouveau giga-projet à partir de ses exigences d'information et de sa procédure de gestion documentaire.
Public cible
- Administrateurs de projet et administrateurs d'organisation Aconex au sein d'équipes de maître d'ouvrage, de PMC et d'entreprise
- Gestionnaires documentaires seniors et responsables de la gestion de l'information évoluant vers une fonction d'administration
- Spécialistes PMIS et de la conduite numérique des projets responsables des déploiements Aconex
- Consultants en intégration paramétrant Aconex pour de nouveaux projets et programmes
- Administrateurs informatiques et système assurant le support d'Aconex aux côtés d'autres systèmes de projet
- Diplômés de ACX-201 et ACX-202 visant une qualification de niveau professionnel
Prérequis
- ACX-201 Gestionnaire documentaire professionnel et ACX-202 Workflows, courrier et bordereaux de transmission, ou une expérience équivalente
- Au moins six mois d'utilisation pratique d'Aconex, y compris le chargement de documents, les workflows et le courrier
- Une compréhension de la procédure de gestion documentaire et des exigences d'information du projet
- Un ordinateur portable équipé d'un navigateur web récent ; les comptes de travaux pratiques administrateur de l'Académie sont fournis
Objectifs pédagogiques
- Expliquer le modèle d'administration d'Aconex : organisation propriétaire du projet, organisations participantes et administrateurs d'organisation
- Paramétrer les paramètres du projet, les champs documentaires, les listes de sélection, la codification et les valeurs de statut conformément à une procédure de gestion documentaire
- Paramétrer les types de courrier, les champs de courrier, les règles de réponse requise et les paramètres de transmission
- Concevoir et maintenir des modèles de workflow avec étapes, durées, participants et résultats de revue
- Administrer les organisations, les utilisateurs, les rôles et les autorisations selon le principe du moindre privilège
- Mettre en place les documents fournisseurs, les lots et les calendriers associés pour les soumissions des fournisseurs et des entreprises
- Planifier l'utilisation de Field, des maquettes (Models) et de Connected BIM, et comprendre leurs dépendances de paramétrage
- Utiliser Insights et les rapports pour suivre l'adoption, la santé du paramétrage et la conformité
- Conduire la maîtrise des modifications de paramétrage, l'intégration des utilisateurs et les processus de support administrateur
Programme détaillé
1Jour 1 · Module 1 : Le modèle d'administration d'Aconex
- Organisation propriétaire du projet et organisations participantes
- Administrateurs de projet et administrateurs d'organisation
- Ce qui se paramètre au niveau du projet et ce qui se paramètre au niveau de l'organisation
- Les responsabilités de l'administrateur dans le plan d'exécution du projet
- Gouvernance du paramétrage et maîtrise des modifications
2Jour 1 · Module 2 : Paramètres du projet et paramétrage documentaire
- Paramètres essentiels et informations du projet
- Champs documentaires : obligatoires, facultatifs et masqués
- Listes de sélection pour la discipline, le type, le lot, l'émetteur et la zone
- Règles de codification documentaire et unicité
- Schémas de révision et valeurs de statut
3Jour 1 · Module 3 : Paramétrage du courrier et des transmissions
- Paramétrer les types de courrier et leur finalité
- Champs de courrier, modèles et valeurs par défaut de réponse requise
- Types de transmission et motifs d'émission
- Aligner le paramétrage de la correspondance sur le contrat
4Jour 1 · Module 4 : Conception des modèles de workflow
- Traduire une procédure de revue en modèles de workflow
- Étapes, durées, réviseurs séquentiels et parallèles
- Résultats de revue, codes de revue et étapes de consolidation
- Nommage, gestion des versions et retrait des modèles
- Tester les modèles de workflow avant leur mise en service
5Jour 1 · Module 5 : Organisations, utilisateurs, rôles et autorisations
- Inviter des organisations sur un projet et gérer leur participation
- Création, désactivation et transfert d'utilisateurs entre organisations
- Concevoir des rôles et attribuer des autorisations par fonction
- Accès aux documents et au courrier : sécurité, confidentialité et moindre privilège
- Revues périodiques des accès
6Jour 2 · Module 6 : Documents fournisseurs et lots
- Paramétrer les documents fournisseurs pour les soumissions des fournisseurs
- Lots, calendriers et dates de soumission prévues
- Acheminement des revues et codes de revue pour les soumissions fournisseurs
- Intégrer les entreprises et les fournisseurs au processus de soumission
7Jour 2 · Module 7 : Field, maquettes et Connected BIM
- Aconex Field : inspections, anomalies et listes de contrôle du point de vue du paramétrage
- Maquettes et Connected BIM : fédération et coordination fondée sur les maquettes
- Dépendances de paramétrage avec les documents et les workflows
- Décider quels modules activer et à quel moment
8Jour 2 · Module 8 : Insights, reporting et santé du paramétrage
- Tableaux de bord Aconex Insights pour les documents, le courrier et les workflows
- Suivre l'adoption par les utilisateurs et la participation des organisations
- Détecter les dérives de paramétrage et les problèmes de qualité du registre
- Reporting de pilotage pour le PMO
9Jour 2 · Module 9 : Exploiter la fonction d'administration
- Liste de contrôle de mise en place du projet, de l'attribution du contrat à la mise en service
- Intégration, formation et modèle de support des utilisateurs
- Traiter les demandes de modification du paramétrage
- Enjeux d'intégration avec Unifier, P6 et les systèmes d'entreprise
- Clôture, archivage et mise hors service du projet
10Jour 2 · Module 10 : Projet de synthèse de paramétrage
- Analyser les exigences d'information et la procédure de gestion documentaire
- Paramétrer le projet de bout en bout
- Tester avec des utilisateurs types de différentes organisations
- Présenter le paramétrage et sa gouvernance devant un jury
Acquis de formation
- Paramétrer un nouveau projet Aconex à partir d'une procédure de gestion documentaire, sans appui externe
- Administrer les organisations, les utilisateurs et les autorisations de manière sécurisée et auditable
- Concevoir des modèles de workflow et des paramètres de correspondance conformes aux délais de revue contractuels
- Prévenir à la source les problèmes de qualité du registre grâce au paramétrage des champs, de la codification et des statuts
- Suivre l'adoption et la conformité avec Insights et rendre compte de la santé du paramétrage au PMO
- Conduire un processus maîtrisé de modification du paramétrage tout au long du cycle de vie du projet
- Exercer en tant qu'administrateur Aconex responsable d'un projet ou d'un programme
Ateliers pratiques et exercices appliqués
Schéma directeur de paramétrage
Traduisez la procédure de gestion documentaire d'un giga-projet en un classeur de paramétrage couvrant les champs, les listes de sélection, la codification et les valeurs de statut.
Mise en place des documents et du courrier
Appliquez le schéma directeur dans un projet de travaux pratiques administrateur, en paramétrant les champs documentaires, les types de courrier et les motifs d'émission des transmissions.
Construction de modèles de workflow
Concevez, construisez et testez des modèles de workflow de revue de conception et de soumission avec les étapes, durées et résultats de revue appropriés.
Atelier de contrôle des accès
Invitez des organisations, créez des rôles et attribuez des autorisations, puis testez la confidentialité avec des utilisateurs de différentes organisations.
Intégration d'un fournisseur
Paramétrez les documents fournisseurs et le calendrier d'un lot, puis accompagnez une organisation fournisseur jusqu'à sa première soumission.
Projet de synthèse : paramétrer un nouveau giga-projet
Paramétrez un projet Aconex complet à partir de ses exigences d'information, testez-le avec des utilisateurs de plusieurs organisations et défendez le paramétrage et sa gouvernance devant un jury.
Durée
Dispensée sur deux journées complètes consécutives en présentiel, ou en quatre sessions en ligne en direct de 3,5 heures, le projet de synthèse étant réalisé entre les deux dernières sessions.
Modalités de formation
En ligne
Classe virtuelle en direct animée par un formateur, en quatre sessions de 3,5 heures, avec un projet de travaux pratiques administrateur dédié à chaque apprenant et un projet de synthèse accompagné.
En présentiel
Formation interentreprises de deux jours à l'Académie à Riyad et dans d'autres sites de la région, avec des projets de travaux pratiques administrateur individuels et un jury de synthèse en direct.
Formation intra-entreprise sur site
Groupe privé dans vos locaux, s'appuyant sur les normes de paramétrage de votre organisation afin que le projet de synthèse produise un modèle de mise en place de projet réutilisable.
Modalités d'évaluation
- Évaluation pratique continue pendant les ateliers
- Projet de synthèse de paramétrage évalué selon une grille publiée
- Examen en ligne en fin de formation (40 questions, seuil de réussite de 75%)
- Assiduité minimale de 80%
Certificat délivré
Arkan Academy · Professionnel
Certificat professionnel Arkan : Administration de projets Aconex
Délivré aux apprenants qui satisfont à l'exigence d'assiduité, réussissent l'examen et atteignent le niveau requis au projet de synthèse. Il comporte un identifiant de vérification unique et 14 heures de formation enregistrées.
ID · ARK-ACX-301-XXXXXX
Bénéfices pour la carrière
- Accéder aux postes d'administrateur de projet et d'administrateur d'organisation Aconex
- Passer de la gestion documentaire à l'administration de PMIS et à la conduite numérique des projets
- Piloter la mise en place d'Aconex pour de nouveaux projets, lots et programmes
- Démontrer une capacité de paramétrage et de gouvernance appréciée des maîtres d'ouvrage et des PMC
- Bâtir un tremplin vers le conseil en intégration et les fonctions de direction PMIS
Formation recommandée ensuite
Compétences professionnelles acquises
- Paramétrage de projets AconexAvancé
- Conception de modèles de workflowAvancé
- Administration des utilisateurs, des rôles et des autorisationsAvancé
- Mise en place des documents fournisseurs et des lotsPraticien
- Reporting de l'adoption et de la conformité avec InsightsPraticien
- Gouvernance du paramétrage et maîtrise des modificationsPraticien
Développement des talents et perspectives de carrière
Les diplômés avec mention de cette formation sont généralement pressentis pour des affectations d'administrateur Aconex lors de la mobilisation de nouveaux projets, pour des équipes de paramétrage et de mise en service sur des déploiements de PMIS, et pour des missions de suppléance d'administration sur des programmes multi-projets.
Les participants qui obtiennent une note globale d'évaluation supérieure à 90% sont diplômés avec mention et peuvent être admis au Programme de développement des talents Arkan.
Les diplômés les plus remarquables peuvent bénéficier de :
- Opportunités de stage
- Immersion dans des projets de mise en œuvre de PMIS
- Mentorat par des consultants seniors d'Arkan
- Lettres de recommandation
- Séances d'orientation professionnelle
- Recommandation de candidatures auprès d'organisations partenaires via Arkan Talent
- Participation à des projets de déploiement de PMIS, de mise en place de PMO et de transformation numérique
Avertissement : l'admission au Programme de développement des talents ainsi que l'accès à l'une quelconque des opportunités ci-dessus ne sont pas garantis et ne constituent ni une offre ni une promesse d'emploi. Les participants aux performances exceptionnelles pourront être pris en considération pour de futures opportunités sur projet, en fonction des besoins de l'activité, de la performance individuelle, de la disponibilité de postes adaptés et des exigences des clients. Les recommandations et placements demeurent soumis aux processus de sélection d'Arkan et de ses organisations partenaires.